Aufbewahrungsfristen für dienstliches Schriftgut

Der Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet wenn die Belege Buchfunktionen übernehmen, bei der Buchführung mit Kurz-, Teil- oder Symboltext laut Bundesdatenschutzgesetzes zu besonderer Sorgfalt.

Bedauerlicherweise bleiben Diskretion und Datenschutz oftmals unbeabsichtigt auf der Strecke.
Der Datenschutz bedeutet in vielen Unternehmen, dass alle Daten unverändert im Papierkorb landen.Fehlerhafte Kopien, Notizen, Rechnungen, ja sogar ganze Kundenkarteikarten landen somit bei "proffesionellen Schnüfflern" oder "Zufallsfindern".

Der Verlust dieser Daten kann je nach Unternehmen Millionen Schaden verursachen.

Die Aufbewahrungsfristen sind in Jahren angegeben. Grundlage sind handels- und steuerrechtliche Vorschriften des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung, sowie zahlreiche Einzelgesetze und Verordnungen
 

Zehnjährige Aufbewahrungsfrist

Seit dem 01.01.2016 dürfen nachfolgend aufgeführte Unterlagen mit Datum bis zum 31.12.2005 vernichtet werden :

  Bücher (Kasse, Rechnungen ...)

  Konten

  Inventarlisten

  Jahresabschlüsse

  Eröffnungsbilanzen

  Buchungsbelege

Sechsjährige Aufbewahrungsfrist

Seit dem 01.01.2016 dürfen nachfolgend aufgeführte Unterlagen mit Datum bis zum 31.12.2009 vernichtet werden :

  Lohnkonten

  Geschäftsbriefe

Glossar
 

|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O|P|Q|R|S|T|U|V|W|X|Y|Z|

A (top)

Jahre

Abschlußbuchungsbelege

10

Abschreibungsunterlagen

6

Bilanzunterlagen

10

Anlagevermögensbücher und -karteien

10

An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkasse

6

Arbeitsgerichtsvorgänge

6

Arbeits- und Betriebsschutzvorgänge

6

Arbeitszeitordnungen (wenn nicht Lohnunterlagen)

0

Arzneimittel (Apotheken)

3

Auftrags- und Bestellungsunterlagen (einschl. vorausgegangenem Angebot)

6

Ausgangsschecks (nach der Belastung vom Kreditinstitut zurückgereicht)

10

B (top)

Jahre

Bankauszüge

10

Bankbelege

10

Baupläne für Gebäude

6

Behördliche Anweisungen

6

Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung

10

Belastungsanzeigen (intern und extern)

10

Belege, Beleglisten usw.

10

- wenn Buchungsunterlagen

- bei kontenblattloser und ähnlicher Buchführung

10

- sonst

0

Bestell- und Auftragsunterlagen

6

Betäubungsmittelabgabe

3

Betäubungsmittelverbleib und -bestand

3

Beteiligungsunterlagen (soweit Buchungsunterlagen)

10

Beteiligungsunterlagen (soweit Bilanzunterlagen)

10

Bewertungsunterlagen

6

Bilanzen

10

Bilanzunterlagen (ausgenommen Bücher, Inventare)

6

Buchungsbelege

10

- bei kontenblattloser und ähnlicher Buchführung (z.B. bei offener Posten-Buchhaltung, )

- bei Buchführung mit Kurz-, Teil- oder Symboltext nach Vereinbarung mit zuständiger Finanzdirektion

10

Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)

6

D (top)

Jahre

Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)

6

Dateien (soweit Verfahrensdokumentation)

10

Dauerauftragsunterlagen

6

Debitorensaldenlisten

10

Doppelbesteuerungsunterlagen

6

E (top)

Jahre

Einheitswertbescheide

6

Ergebnisrechnungen (G und V)

10

Eröffnungsanträge für Kontokorrentkonten

10

Erste-Hilfe-Leistungen

5

F (top)

Jahre

Fachzeitschriften

0

Fernsprechunterlagen

10

- wenn Buchungsunterlagen

- sonst

0

Freistemplerabrechnungen

10

G (top)

Jahre

Gebäude- und Grundstücksunterlagen

10

- wenn Inventare

- sonst

0

Gehaltskontenkarten

6

Gehaltslisten

6

Gehaltsquittungen

6

Genehmigungen, behördliche und private

6

Geschäftsberichte (eigene und von Beteiligungsgesellschaften)

10

Geschlechtskrankheiten, Aufzeichnungen über

5

Gesellschafterversammlungsunterlagen (Protokolle)

10

Gewinn- und Verlustrechnungen

10

Grundbuchauszüge des Grundbuchamtes

0

Grundbuch- und Journalblätter

10

- wenn Inventare

- sonst

6

Gutachten

10

Gutschriftsanzeigen (extern)

6

H (top)

Jahre

Handelsbriefe (empfangene und Kopien abgesandter)

6

Handelsbücher

10

Handelsregister- und Grundbuchauszüge

0

Hauptbücher und -karteiunterlagen

10

I (top)

Jahre

Inkassobücher, -karteien und -quittungen

10

Inventare

10

J (top)

Jahre

Jahresabschlüsse

10

Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften

10

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent

10

K (top)

Jahre

Kassenbelege

10

Kassenberichte, wenn Buchungsunterlagen

10

Kassenbücher

10

Kiefermodelle siehe unten Kilometergeldabrechnungen

6

Klageakten

6

Kontoauszüge (extern)

6

Kontokorrentbücher

10

Krankenhaus-Buchführungsunterlagen

10

Krankenkassen-Beitragsabrechnungen

10

Krankenkassen

Kassenzahnärztl. Vereinigung

2

- Abrechnungsdaten

- Leistungsvoraussetzungen

10

Kreditoren-Saldenlisten

10

Kreditunterlagen

6

Kurzfristige Erfolgsrechnung

6

L (top)

Jahre

Lastschriftanzeigen

6

Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen

10

Lochkarten, Lochstreifen und andere Datenträger

10

- mit Belegfunktion

- mit Kontenfunktion

10

Lohnkontenkarten

6

Lohnlisten

6

Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.)

6

M (top)

Jahre

Mahnvorgänge

6

Maschinenkarteikarten (Inventur)

10

Mietunterlagen, wenn nicht Buchungsunterlagen

0

Mietverträge (nach Vertragsende)

6

Modelle siehe Kiefermodelle Monatsabschlüsse

0

N (top)

Jahre

Nachnahmebelege

10

Nebenbücher

10

O (top)

Jahre

Offenbarungseidanträge

6

Offene-Posten-Liste

10

Orderpapiere

6

P (top)

Jahre

Pachtunterlagen wenn Buchungsunterlagen

10

Pachtverträge (nach Vertragsende)

6

Pensionszahlungen (Unterlagen über)

10

Personalunterlagen

6

Pfändungsunterlagen

6

Portokassenbücher

10

Postquittungsbücher

6

Postscheckauszüge

6

Q (top)

Jahre

Quittungen wenn Buchungsunterlagen

10

R (top)

Jahre

Rechenformeln soweit Verfahrensbeschreibung

10

Rechnungen und -unterlagen

6

Rechtsstreitfälle und -unterlagen (nach Abschluß)

6

Reisekostenabrechnungen

10

Reparaturen

0

S (top)

Jahre

Sachkosten

10

Saldenbilanzen

10

Saldenlisten

10

Scheckbelege wenn Buchungsunterlagen

10

Schecks (nach Einlösung)

6

Schriftwechsel (auch innerbetrieblich)

6

Schuldscheine (nach Entwertung)

6

Schuldwechsel (eingelöste)

5

Skontolisten

6

Sondergratifikationen

6

Sonstige Forderungen

10

Sparbücher

6

Spendenbescheinigungen

6

Statistiken und Übersichten

6

Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung - RöV)

30

Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen - RöV)

10

Strahlenschutz

5

- Belehrungen (RöV)

- Gesundheitsakte (RöV)

30

- Meßergebnisse (RöV)

30

Summenbilanzen

10

T (top)

Jahre

Teilzahlungsunterlagen

6

Telefongebührennachweise

6

Tierimpfstoffe

5

- Buchführung

- Erwerb und Abgabe

3

U (top)

Jahre

Überstundenlisten

6

Umsatzsteuerunterlagen

6

Urlaubslisten (für Rückstellungsermittlungen)

6

V (top)

Jahre

Vermögensverzeichnis

10

Versandunterlagen

6

- wenn Buchungsunterlagen

- sonst

0

Versicherungsunterlagen

6

Versorgungsunterlagen

6

W (top)

Jahre

Wartungsabkommen und -unterlagen

6

Wechsel, wenn sie der Wechselsteuer unterliegen

5

Z (top)

Jahre

Zahlungsanweisungen

6

Zessionen (Unterlagen über)

6

Zinsabrechnungen

6

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